Minister Melvin Bouva van Buitenlandse Zaken, Internationale Handel en Samenwerking (BIS) heeft bevestigd dat bij een recente quickscan op het ministerie meerdere onregelmatigheden zijn vastgesteld. De doorlichting, die bedoeld was om een eerste beeld te krijgen van het financieel en administratief functioneren van het departement, bracht onder meer gevallen van overfacturering en het indienen van dubbele bonnen aan het licht. De bevindingen worden momenteel nader onderzocht.
Volgens Bouva was de quickscan geen diepgravende audit, maar een snelle inventarisatie van kwetsbaarheden binnen processen en controlesystemen. “Wat we zien, bevestigt dat er op onderdelen sprake is van zwakke interne beheersing. Dat vraagt om onmiddellijke correctie en verdere verificatie”, aldus de bewindsman. Hij benadrukte dat waar nodig aanvullende onderzoeken zullen volgen en dat onregelmatigheden niet onbesproken blijven.
Terugkerend patroon
De bevindingen bij BIS passen in een breder patroon dat de afgelopen jaren bij meerdere overheidsinstellingen zichtbaar is geworden. Overfacturering, waarbij goederen of diensten tegen opgeblazen tarieven worden gedeclareerd, en het indienen van dubbele bonnen – hetzelfde bedrag meerdere keren opvoeren – zijn geen nieuwe fenomenen binnen het staatsapparaat.
In diverse ministeries en overheidsdiensten zijn in het verleden soortgelijke constructies aangetroffen bij reisdeclaraties, brandstofbonnen, onderhoudscontracten, catering, schoonmaakdiensten en projectkosten.
Rekenkamer-rapporten, interne audits en onderzoeken van de Centrale Landsaccountantsdienst (CLAD) hebben herhaaldelijk gewezen op gebrekkige dossiervorming, onvoldoende functiescheiding en zwakke controlemechanismen. In meerdere dossiers bleek dat facturen werden goedgekeurd zonder adequate verificatie van prestaties, dat kasstukken ontbraken of dat betalingen plaatsvonden zonder sluitende onderbouwing.
Bekende patroom
In de afgelopen jaren kwamen verschillende kwesties aan het licht waarbij sprake was van onregelmatige declaraties. Zo zijn er bij infrastructurele projecten gevallen gedocumenteerd waarbij materiaalprijzen fors hoger werden opgevoerd dan marktconform, terwijl bij sommige dienstverleningscontracten dezelfde kostenposten in meerdere maanden werden gedeclareerd.
Ook bij dienstreizen en representatiekosten zijn in eerdere onderzoeken dubbele bonnen en onvolledige bewijsstukken geconstateerd.
Hoewel niet elk geval leidde tot strafrechtelijke vervolging, toonden deze dossiers wel structurele zwaktes in administratieve procedures en toezicht. Deskundigen wijzen erop dat dergelijke praktijken vaak ontstaan in omgevingen waar controle achteraf plaatsvindt, systemen versnipperd zijn en verantwoordelijkheden onvoldoende scherp zijn afgebakend.
Publiek vertrouwen onder druk
De samenleving kijkt kritisch mee. Elke melding van overfacturering of dubbele declaraties raakt direct aan het publieke vertrouwen in het bestuur. In een tijd waarin middelen schaars zijn en burgers worden geconfronteerd met economische onzekerheid, is elke verspilling van publieke gelden politiek en maatschappelijk gevoelig. De verwachting is dat de uitkomsten van het vervolgonderzoek bij BIS meer duidelijkheid zullen geven over de aard en omvang van de vastgestelde onregelmatigheden.
Vooralsnog staat één conclusie vast: de bevindingen onderstrepen opnieuw dat fraude en administratieve zwakte geen incidenten zijn, maar structurele problemen die alleen met consistent beleid, transparantie en handhaving kunnen worden aangepakt.