Onderrealisering begroting
In totaal is in 2017 voor een bedrag SRD 10 miljoen aan subsidies door Sozavo begroot en SRD 6,519,748.00 uitgekeerd. Het onderzoek had uitsluitend betrekking op in het begrotingsjaar 2017 verleende subsidies aan particuliere sociale instellingen en overheidsstichtingen ten behoeve van kind- en ouderenzorg.
Onderzoekmethode
De documenten betreffende relevante wet- en regelgeving van het ministerie van Sozavo en Financiën werden geanalyseerd. De documentenanalyse is ondersteund door interviews met sleutelpersonen in het proces van toewijzing van subsidies en een controle van de rechtmatigheid van een steekproef van vijftien (15) uitgekeerde subsidies voor een totaalbedrag van SRD 5.457.246,00. Dit is 83,70% van het totaalbedrag aan uitgekeerde subsidies.
Tekortkomingen
Er werden meerdere tekortkomingen geconstateerd. Onder andere werd vastgesteld dat er geen sprake is van bescherming van de onder meer digitale data middels toegangscodes, met het risico dat informatie bewerkt kan worden door derden. Er kan eventueel op basis hiervan een nadelig besluit worden genomen.
Geen buitendienst
Er is geen actieve buitendienstcontrole op de instellingen door de dienst Bureau Opvang Instellingen of de afdeling Interne Controle. Ook het onderdirectoraat doet geen nacontrole op locatie van de subsidieaanvrager. Hierdoor is het risico groot dat het aantal opgegeven pupillen en inwoners van de gesubsidieerde voorzieningen en personeelsleden onjuist is.
Gebrekkige administratie
De ingediende stukken van de subsidieaanvragers worden niet ordelijk in dossiers opgeslagen, maar liggen verspreid in de ruimte van het onderdirectoraat KMW. Hierdoor ontstaat het risico dat originele stukken zoekraken voordat de aanvraag wordt verzonden naar het ministerie van Financiën.
Weinig transparantie
Er is sprake van onvoldoende transparantie vanuit het ministerie van Financiën middels toegang tot het Ifmis- financieel managementsysteem, waardoor afdelingen van Sozavo geen direct zicht hebben op de daadwerkelijke uitbetaling van de subsidie. En waardoor Sozavo niet adequaat kan antwoorden op vragen die de subsidie ontvangende instellingen hebben omtrent de betaalbaarstelling van de subsidies.
Controle bij Financiën niet mogelijk
De Kamer heeft de fysieke controle op de subsidieaanvragen door de afdeling Economische Aangelegenheden (EA) van het ministerie van Financiën niet kunnen uitvoeren. Het ministerie van Financiën heeft schriftelijk gereageerd op de vragen die betrekking hebben op de afdeling EA.
Scheiding van functies
Controle ter plaatse van de opgaven voor benodigde programmakosten (aantal kinderen/ouderen) en personeelskosten wordt achterwege gelaten. De controle van de subsidieaanvragen door Sozavo is afhankelijk van één functionaris die daarnaast nog andere taken dient te vervullen. Vanwege het ontbreken van een functiebeschrijving voor deze functionaris is het niet te bepalen of de subsidieaanvragen met de nodige zorg worden gecontroleerd.
Overbelasting
Er is onvoldoende functiescheiding, met als gevolg overbelasting van de beleidsmedewerkers van het ministerie, waardoor het risico op fouten wordt vergroot. Dit risico is zelfs aannemelijk, omdat niet duidelijk is met welke diepgang de door de beleidsmedewerker opgestelde beschikking wordt gecontroleerd door zijn leidinggevenden.
Onvolledige dossiers zorgen voor onrechtmatigheid
Dossiers van subsidieaanvragen door de instellingen bij het ministerie van Sozavo zijn onvolledig. Hierdoor kan niet worden vastgesteld of aan alle subsidievoorwaarden is voldaan. Dit impliceert dat de in 2017 uitgekeerde subsidies als onrechtmatig moeten worden gekwalificeerd. Tijdens het veldonderzoek bij vijftien (15) instellingen (die circa 83,70% van de uitgekeerde subsidies representeren) konden deze instellingen wel documenten overleggen, die nodig zijn om aan de subsidievoorwaarden te voldoen. Deze observatie kan erop duiden dat de dossiervorming bij het ministerie van Sozavo zeer gebrekkig is en dat de instellingen wel aan alle subsidievoorwaarden hebben voldaan.
Administratie Financiën werkte niet mee
De afdeling EA heeft niet volledig meegewerkt aan het onderzoek van de Kamer. De fysieke toetsing van het proces van de subsidieaanvraag tot de goedkeuring en de controle van de dossiers zijn cruciaal voor het bepalen van het oordeel van de Kamer over de rechtmatigheid van de subsidie-uitkeringen in 2017, omdat de EA-controle moet hebben bepaald of alle documenten voor de aanvraag aanwezig waren en of aan de subsidievoorwaarden was voldaan. Bij gebrek aan dit controlebewijs kan de Kamer niet met zekerheid concluderen dat alle subsidies van 2017 rechtmatig dan wel onrechtmatig zijn uitgekeerd en onthield zich van een oordeel daarover.
HD
